Marcar presença em canais digitais, divulgar novidades para a imprensa, planejar e implementar ações com o público interno e externo da companhia. Estas são algumas das necessidades diárias de uma empresa. Todas – e muitas outras – demandas são cuidadas pela área de Comunicação Empresarial.
Mas não é sempre que um empreendimento dá a devida atenção a este departamento. Um engano que pode custar caro, pois a comunicação empresarial possui atributos importantes, como fortalecer relacionamentos, consolidar a marca, garantir credibilidade e boa reputação.
O que é comunicação empresarial?
Na essência da palavra, comunicação empresarial (ou corporativa) é a troca de informações entre a empresa e seus diferentes públicos. Sejam clientes atuais ou futuros; fornecedores; parceiros; colaboradores; outras empresas; ou a sociedade em geral. Para cada um deles, é preciso ter a maneira adequada de se passar a mensagem desejada, com clareza e fluidez.
Pelo fato de ser um trabalho amplo, que engloba comunicação interna e externa à corporação, a comunicação empresarial integra vários setores. Conheça o papel de cada um deles:
Assessoria de imprensa
Tem a função de apresentar a empresa para os meios de comunicação. Isso ocorre de maneira jornalística, com a divulgação de “press releases”, sugestão de pautas relacionadas à instituição, oferecimento de fontes para reportagens etc. Outra tarefa da assessoria de imprensa é a criação de estratégias para gestão de crises, ocorrências prejudiciais à imagem da organização, que precisam ser tratadas para evitar danos graves à marca.
Comunicação interna
O papel deste setor é o de promover o engajamento de fornecedores, parceiros e trabalhadores com a empresa. O trabalho, então, é com o público interno, por meio de revistas ou jornais institucionais, murais de avisos, sistema intranet e canais diretos de comunicação, tais como promoção de reuniões e de feedback, tanto do colaborador, como para ele. Sempre em busca de uma maneira mais interativa e dinâmica para ocorrer essa troca de informações.
Marketing e redes sociais
Tal qual a assessoria de imprensa, este setor trabalha com o público externo. Porém, neste caso, o foco é direto com o público consumidor. Empresas bem estruturadas costumam ter um setor exclusivo para divulgação de conteúdo em redes sociais. Outro, com o objetivo de promover o marketing de conteúdo, por meio de blogs, vídeos ou e-books. Em certos casos, também existe uma equipe para divulgar informações dos produtos ou serviços oferecidos. Todos eles visam a promoção da empresa como referência para as pessoas.
Recursos humanos
O RH também faz parte da comunicação empresarial. Afinal, o setor vai além da seleção dos melhores candidatos para as vagas abertas na organização, ou encerramento de relações. Possui funções fundamentais no dia a dia da empresa, como no desenvolvimento e motivação de colaboradores, além de ser um canal para tirar dúvidas, comunicar mudanças e solucionar situações internas.
Direção e altos executivos
O bom funcionamento de uma empresa precisa contar com a atuação de quem está no comando das ações. Diretores e altos executivos engajados, seja na comunicação interna ou na promoção da marca de maneira externa, são de grande importância para a comunicação empresarial alcançar seus objetivos.
Comunicação empresarial x Comunicação organizacional
Embora os termos sejam parecidos, existem diferenças entre comunicação empresarial e comunicação organizacional. Um ponto chave para entender cada uma está nos nomes. Afinal, a comunicação empresarial, ou corporativa, está relacionada ao ambiente empresarial. Isso leva em conta, entre outras características, metas de lucro e produtividade dentro da instituição.
Por outro lado, a comunicação organizacional não se restringe a empresas. Pode ser direcionada a vários tipos de organizações – públicas, privadas, sem fins lucrativos, ONGs, fundações, associações, entre outros. Neste caso, levam-se em conta ganhos, nem sempre financeiros, como de reforço de imagem e apoio a uma causa.
5 maneiras de melhorar a comunicação empresarial
1- Comunicação digital
Existem muitas ferramentas destinadas ao aprimoramento da comunicação empresarial em meio digital. Para fins internos, servem para organizar ações e apresentar um canal interativo entre colaboradores de um ou mais setores. De maneira externa, os instrumentos principais são as redes sociais, mas também existem outros meios, como os aplicativos de conversa e os chatbot.
2- Atendimento gerenciado
O atendimento é o contato direto da empresa com o cliente. É também a partir dele que podem ser levantadas informações importantes para o desenvolvimento de ações corporativas. Dessa maneira, a empresa precisa ter um protocolo de atendimento definido, para uma melhor experiência do cliente, além da obtenção de bases analíticas.
3 – Business Intelligence
Além do atendimento, existem muitas outras maneiras de se levantar informações proveitosas para a comunicação empresarial. Tudo o que for relacionado fornece conteúdo para o Business Intelligence (BI). Este processo utiliza a tecnologia para analisar dados e oferecer bases para o direcionamento estratégico das decisões da organização. Com o BI, o foco pode ser o público externo, mas também tem utilidade em analisar a contribuição dos colaboradores na performance da empresa.
4 – Omnichannel
Na era da comunicação cada vez mais fluida, disponível em tempo real, via aparelhos móveis, o omnichannel foi uma tendência que ganhou espaço. É a integração de diferentes canais de comunicação, físicos e digitais, que oferecem uma experiência de compra personalizada. É fundamental ter canais de contato direto com o cliente para ouvir suas opiniões e demandas, além de personalizar esse diálogo.
5 – Capacitação online de colaboradores
Há até a última década, cursos online eram uma prática de poucas corporações. Contudo, com o desenvolvimento das plataformas EaD e as necessidades do cenário pandêmico, essa ferramenta evoluiu e ganhou muitos adeptos. Dessa maneira, aliando a importância de desenvolver seus colaboradores com maior praticidade, a capacitação online é uma forte tendência nas empresas.
Quais os desafios da comunicação empresarial?
No cenário corporativo, existem alguns pontos de atenção para a comunicação não ser prejudicada. Listamos quatro deles a seguir:
Descentralização da informação
Ter uma mensagem com teor igual para todos é um elemento chave para o bom desenvolvimento da comunicação empresarial. Quando a informação é passada de maneiras diferentes, pode ocorrer interpretações diversas, tanto em ambiente interno, como externo à empresa.
Tal situação ocorre em locais onde o acesso à informação não está disponível em um único local, ou não é responsabilidade de uma única pessoa. Reuniões de segmentos, por exemplo, são espaços onde uma mensagem pode ser assimilada de modos distintos. O ideal é realizar a comunicação uma única vez, em um único local, para todas as partes interessadas.
Uso de canais inadequados
Não basta divulgar a mensagem, é também preciso saber como e onde apresentá-la. Assim, os responsáveis pela comunicação buscam a melhor maneira de se comunicar com o público desejado. Por exemplo: atualmente, existe a necessidade de se realizar diversas reuniões presenciais? Com o desenvolvimento da tecnologia, com internet de qualidade e softwares que permitem sessões à distância, existem alternativas mais viáveis, tanto em termos logísticos, como financeiros.
Defasagem tecnológica
Complementar aos tópicos anteriores, uma empresa não pode parar no tempo. Caso isso aconteça, seus processos não evoluem. Há inúmeros softwares de gerenciamento empresarial presentes no mercado.
Em sua maioria, apresentam soluções para a divulgação uniforme de mensagens, realização de videoconferências, compartilhamento de arquivos, chat, criação de grupos, entre outros aspectos. Eles permitem a centralização das ações internas de uma empresa, mas de maneira flexível.
Outra possibilidade para as companhias são os softwares de gerenciamento de marketing e redes sociais. Com eles, é possível coordenar campanhas, automatizar mensagens, levantar dados e receber insights sobre a atuação da empresa em ambiente online, bem como sobre o comportamento do público a partir das suas ações. No caso, permite a centralização das ações externas, com muitas possibilidades.
Indefinição nos processos
Na comunicação empresarial, é crucial apresentar, com clareza, a função de cada pessoa dentro da organização. A determinação de cada papel precisa ser feita com o conhecimento das características da empresa e de seu modelo de gestão. Acompanhado a isso, também é importante alinhar as expectativas com o colaborador no ato da contratação, definir suas ações cotidianas e propiciar um canal para feedback.
Comunicação estratégica
O retorno sobre o investimento (ROI) é uma das principais preocupações dos executivos com relação à comunicação empresarial. O profissional precisa entregar resultados com suas ações. Dessa maneira, o trabalho da comunicação necessita ir além da criatividade, tendo também um planejamento estratégico visando o retorno do investimento.
Marcas humanizadas
Um ponto importante nas estratégias atuais das corporações é o tratamento mais humano da empresa. Afinal, o consumidor ganhou protagonismo e busca nas marcas conexões reais, proximidade, a fim de atender aos seus anseios. Com isso, a comunicação empresarial precisa conter valores, propósitos e empatia, tendo em vista essa importante conexão.
Por que investir em comunicação empresarial?
Se você chegou ao final deste artigo ainda em dúvida se é necessário investir em comunicação empresarial, listamos 8 motivos para superar qualquer incerteza:
1- Aprimorar a imagem da empresa para o público
2- Apresentar maior produtividade
3- Aumentar o engajamento dos profissionais
4- Contratar e manter os melhores profissionais
5- Desenvolver bons canais de comunicação interna e externa
6- Favorecer a gestão e integração de pessoas
7- Garantir um bom ambiente de trabalho
8- Melhorar a qualidade do serviço prestado
Conclusão
A comunicação empresarial é onde uma empresa consegue se apresentar a possíveis clientes e mantém relações com quem já é consumidor. No cenário interno, unifica a troca de informações e mantém funcionários engajados.
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