Eventos online: uma nova forma de se reunir

A pandemia e o avanço da tecnologia só consolidaram o que já vinha acontecendo: a explosão de eventos online. De congressos acadêmicos a processos judiciais e balanços de empresas, o encontro mediado pela tecnologia virou tendência. Mas você sabe como fazê-lo da melhor maneira?

O que são eventos online?

Eventos online são como encontros reais, porém mediados por tecnologia. Isso faz com que seja necessário usar toda uma nova série de habilidades e competências para que o seu evento seja um sucesso. Ao mesmo tempo, existem diversas possibilidades que podem – e já estão sendo – exploradas.

O mercado de eventos online teve um aumento exponencial durante o começo da pandemia. A busca por lives em plataformas de streaming – do YouTube ao Twitch, de influenciadores de Instagram ao Casimiro – foi a maior nos últimos dois anos. Segundo a Abrafesta, o número total de eventos online subiu mais de 400% nesse período. Uma tendência que veio para ficar.

Um evento online é como toda sorte de eventos que você pode realizar. Ao fazê-lo, é necessário definir se ele é o que é preciso para a sua estratégia e como o seu público-alvo vai interagir com ele. E esse não é mais um público leigo, mas sim um público que teve dois anos para desenvolver preferências e aprender a interagir com o conteúdo.

Quais as vantagens de se realizar eventos virtuais?

Existem diversas vantagens para a adoção de um evento virtual, independente da natureza de quem esteja realizando o evento. Seja pela acessibilidade da rede ou por custos normalmente não calculados, os eventos online representam uma economia e uma otimização de recursos fantástica.

Menor custo

Um evento online custa exponencialmente menos para quem o implementa. Reuniões presenciais ou eventos em espaços normalmente incluem a contratação e a hora extra de toda uma equipe, assim como o aluguel de espaço e translado dos principais participantes. Além disso, toda a infraestrutura precisa ser levada em consideração para garantir conforto e acessibilidade – algo facilitado pelos eventos online.

Registro de participantes

Uma vez que as interações são todas mediadas por tecnologia, os eventos virtuais permitem um registro mais fiel do que ocorrer nos eventos. Assim, perguntas inteligentes, estabelecimento de networking e eventuais observações fortuitas ficam à disposição de quem quiser consulta-las depois.

Mais acessível

Existem diversos custos que não são considerados na hora de se pensar um evento. As vezes alguém que queira participar não pode se deslocar até o local do evento. Outras, o custo de permanência para essas pessoas é muito alto. Ao se cortar todos os gastos, e permitir que os participantes interajam de casa se permite a participação de um grupo muito superior de pessoas.

Quais os principais tipos de eventos online?

Assim como há toda sorte de eventos presenciais – feiras de exposição, congressos acadêmicos, treinamentos de pessoal – há diversos tipos de eventos online. Cada um deles irá pedir um conjunto de tecnologias e de expertises distintas. Separamos alguns dos mais comuns para você conferir.

Divulgação de resultados

Desde apresentação de desempenhos de empresas para um público interno até expor novas estratégias para investidores, a divulgação de resultados sempre fez parte do meio corporativo. Sua apresentação demanda tornar o ambiente agradável para favorecer que as informações sejam bem aceitas pelo público. Aqui também é importante criar certos limites entre a participação e a exposição.

Relação com Investidores – RI

Empresas listadas na Bolsa de Valores precisarão periodicamente apresentar resultados a seus investidores. Antigamente isso acontecia em centros de convenção nas grandes capitais, muitas vezes excluindo diversos acionistas. Com a dinâmica de eventos online, os agora 4 milhões de CPFs que investem na bolsa podem olhar para empresas que aderem a esse formato de maneira atrativa.

Assembleias Digitais

Regularizadas pela CVM através da Instrução 622, as Assembleias Digitais também favorecem a transparência de empresas e uma tomada de decisão mais democrática. No entanto, atenção! A regularização ajuda muito a tornar esses eventos oficiais, mas demanda que haja atenção para alguns pontos:

• É necessário gravar integralmente a reunião
• Todos os acionistas devem poder se manifestar
• Documentos apresentados devem ser de possível acesso
• Deve-se registrar a presença dos participantes (certificado digital)
• Os acionistas devem poder se comunicar entre si

Treinamento de franqueados

O grande risco de franquias é garantir a uniformidade conforme crescem. O controle de qualidade passa por um intenso treinamento para que os franqueados tenham o grau de qualidade necessário. Com os eventos online, isso pode ser feito não apenas a baixo custo, como com ferramentas interativas em tempo real. Alinhando o melhor da gamificação ao treinamento, é possível ter excelentes resultados em treinamentos de franqueados feitos via eventos online.

RMRs

As Reuniões Mensais de Resultados, ou RMR’s (que podem ser semanais, quinzenais, ou qualquer período de tempo) também são um ótimo momento para exercitar eventos online. As RMR’s garantem que equipes estejam alinhadas em seus propósitos, e tê-las no formato de eventos online de qualidade garante a unidade de funcionários em lugares distintos. Com equipes cada vez mais adotando o trabalho remoto, é uma das tendências do futuro.

Como fazer um evento online?

Durante um evento online diversas competências são acionadas. Em uma palestra ou evento presencial, temos o orador, mas também a equipe de iluminação, a equipe de apoio, vez ou outra uma cozinha equipada para fornecer um lanche. Em eventos online como webinars, palestras, lives e treinamentos, outra sorte de competências são acionadas. Separamos aqui algumas delas.

Necessidades técnicas

Como muitos desses eventos vinculam informações sensíveis dos participantes, e em respeito à Lei Geral de Proteção de Dados, existem requisitos técnicos para que eles ocorram da melhor forma. Garantir a segurança dos dados e a transparência de seu uso é algo que não pode ficar de fora dos eventos virtuais.

Ao mesmo tempo, para que toda a gama de ferramentas virtuais possa ser usada durante o evento, é necessário que haja uma equipe de técnicos e desenvolvedores de prontidão para que qualquer problema seja resolvido. Pense em uma reunião de auditório: haverá alguém capaz de resolver caso o microfone dê problema. O mesmo vale para eventos online.

Necessidades organizacionais

Agora, atrair público, garantir a constância de temas e mediar a participação de convidados são algumas das necessidades organizacionais do evento. Se for um treinamento, é necessário que ele siga uma ordem lógico-pedagógica. Caso seja um evento corporativo, garantir que o técnico esteja de acordo com a regulação.

As necessidades organizacionais levam esses fatores em comunicação e direcionam o público ao comportamento esperado para aquele evento. Com isso os eventos podem ocorrer de forma mais suave e com todo o seu potencial.

Necessidades interpessoais

Por fim, não daria para não falar das necessidades interpessoais, aquelas que são necessárias na hora de ser o porta-voz do evento. Seja como um palestrante que precisa usar estratégias de storytelling para direcionar seu público, seja como administrador que precisa coordenar uma equipe, elas são imprescindíveis.

Durante eventos online é importante entender os limites entre desligar uma câmera sendo falta de respeito (algo que acontece se você for um dos debatedores em uma mesa) e como sinal de privacidade (caso alguém da plateia o faça). Também é de bom tom não ficar instigando as pessoas a comentarem ou interagirem – o gesto pode mais constranger do que gerar engajamento.

Eventos online vieram pra ficar, se usados bem

Com tantas facilidades a mão é fácil se perder e acabar usando essa ótima ferramenta errado. Sim, os eventos online possuem muitas facilidades que devem ser exploradas. Mas lembre-se de tratar isso com todo profissionalismo que você trataria um evento presencial.

Artigo escrito por Victor Gabry – redator, copywritter e pesquisador de comunicação e desinformação formado em jornalismo pela UFF.